Notranja pravila za okolje VIZ
Vzgojno-izobraževalni zavodi ustvarjajo in prejemajo veliko digitalnega gradiva v pedagoških, upravnih, kadrovskih, finančnih in drugih podpornih procesih. V sodelovanju z zavodi smo pripravili vzorčna notranja pravila za VIZ in jih skupaj z njimi potrdili pri Arhivu Republike Slovenije.
Vzorec daje zavodu enotno podlago za ureditev zajema, evidentiranja, uporabe in hrambe gradiva. Poveže pravila pisarniškega poslovanja, odgovornosti zaposlenih, informacijsko varnost ter uporabo notranjih in zunanjih informacijskih rešitev.
Predhodni pregled zavoda
Pred prevzemom preverimo organizacijo dela, vrste gradiva, dokumentne in druge informacijske sisteme, obstoječe akte ter razdelitev nalog. Analiza pokaže, kateri pogoji so že izpolnjeni, katera odstopanja je treba odpraviti in ali je vzorec za zavod primeren. Kadar procesov ni mogoče uskladiti z dovoljenim obsegom prilagoditev, pripravimo lastna notranja pravila.
Vsebina sodelovanja
- pregled procesov zajema in hrambe digitalnega gradiva,
- analiza odstopanj od vzorčnih notranjih pravil,
- ureditev vlog, pooblastil, notranjih kontrol in povezanih aktov,
- personalizacija dokumentacije ter pomoč pri formalnem prevzemu,
- priprava izvedbenega načrta in usposabljanje odgovornih oseb.
Od dokumenta do izvajanja
Uvedba je zaključena šele, ko zaposleni razumejo svoje naloge in se zahtevani postopki izvajajo v praksi. Zavodu zato pomagamo določiti prednostne ukrepe, urediti dokazila o izvajanju ter vzpostaviti način rednega preverjanja in posodabljanja pravil.
Pri uvedbi uskladimo tudi stične točke z varstvom osebnih podatkov, informacijsko varnostjo in pogodbenimi ponudniki informacijskih storitev. Zavod tako dobi enoten pregled nad zahtevami, namesto več nepovezanih dokumentov in navodil. Tak pristop zmanjša podvajanje nalog in olajša kasnejše notranje preverjanje.