Kaj urejajo notranja pravila
Notranja pravila so interni pravni akt organizacije za zajem in hrambo dokumentarnega ter arhivskega gradiva v digitalni obliki. Določajo postopke dela, odgovornosti, uporabo informacijskih rešitev, varovanje gradiva in povezane spremljevalne storitve. Običajno jih sestavljajo krovni dokument in povezani akti, kot so varnostna politika, klasifikacijski načrt, navodila ter evidence.
Cilj ni le formalna izpolnitev zahteve, temveč zanesljiv sistem, ki zagotavlja dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost digitalnih zapisov skozi celoten čas njihove hrambe.
Komu je storitev namenjena
ZVDAGA sprejem notranjih pravil določa predvsem za javnopravne osebe, ki zajemajo ali hranijo gradivo v digitalni obliki, ter za ponudnike storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev. Za druge organizacije so notranja pravila lahko podlaga za bolj urejeno poslovanje in dokazljivo verodostojnost digitalnih zapisov. Obveznost potrditve pri Arhivu Republike Slovenije je odvisna od vrste organizacije in načina ravnanja z gradivom.
Kaj vključuje sodelovanje
Najprej izvedemo predhodno pripravo: pregledamo vrste gradiva, procese, odgovornosti, informacijske rešitve, obstoječe interne akte in način hrambe. Nato skupaj izberemo ustrezno pot — izdelavo lastnih pravil ali prevzem potrjenih vzorčnih notranjih pravil.
- analiza obstoječega stanja in odstopanj,
- izdelava ali prilagoditev krovnega dokumenta in povezanih aktov,
- opredelitev vlog, odgovornosti, kontrol in dokazil,
- priprava samoocenitve ter podpore pri postopku potrditve, kadar je ta potreben,
- uvedba pravil v delo ter usposabljanje odgovornih oseb.
Spremljanje in posodabljanje
Notranja pravila morajo ostati usklajena z dejanskimi procesi in tehnologijo. Pomagamo pripraviti načrt notranjih presoj, preverjati izvajanje, evidentirati ugotovitve in dopolniti pravila ob spremembi zakonodaje, informacijskega sistema, organizacije ali načina hrambe.