Kdo potrebuje pooblaščeno osebo
Pooblaščeno osebo za varstvo podatkov morajo imenovati javni organi in telesa ter organizacije, katerih temeljne dejavnosti vključujejo obsežno redno in sistematično spremljanje posameznikov ali obsežno obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov. ZVOP-2 določa še nekatere dodatne primere. Imenovanje ni odvisno samo od števila zaposlenih, temveč od vrste, obsega in tveganja obdelav.
Pooblaščena oseba je lahko zaposlena pri organizaciji ali zunanji izvajalec. V obeh primerih mora imeti ustrezno strokovno znanje, biti pravočasno vključena v vprašanja varstva podatkov ter delovati neodvisno in brez navzkrižja interesov.
Naloge DPO
Vloga pooblaščene osebe je predvsem svetovalna in nadzorna. Odgovornost za zakonitost obdelav ostaja pri upravljavcu oziroma obdelovalcu. DPO vodstvu in zaposlenim pojasnjuje obveznosti, spremlja skladnost, svetuje pri ocenjevanju tveganj in ocenah učinka ter deluje kot kontaktna točka za posameznike in Informacijskega pooblaščenca.
Kaj vključuje zunanja storitev
- redno svetovanje vodstvu, odgovornim osebam in zaposlenim,
- pregled novih obdelav, projektov, pogodb in informacijskih rešitev,
- spremljanje evidenc obdelav, politik in izvedenih ukrepov,
- svetovanje pri ocenah učinka, incidentih in zahtevah posameznikov,
- ozaveščanje ter usposabljanje zaposlenih,
- sodelovanje z nadzornim organom in priprava periodičnih poročil vodstvu.
Način sodelovanja
Ob začetku spoznamo organizacijo, ključne obdelave, tveganja in obstoječo dokumentacijo. Določimo kontaktne osebe, način vključevanja DPO v odločitve in redni ritem pregledov. Tako pooblaščena oseba ni le ime v evidenci, temveč dostopna strokovna funkcija, ki organizaciji pomaga pravočasno prepoznati in obvladovati vprašanja varstva podatkov.
Zunanja oblika je posebej uporabna za organizacije, ki potrebujejo neodvisno strokovno funkcijo, vendar zanjo ne želijo ali ne morejo vzpostaviti samostojnega delovnega mesta.