Preverjena podlaga za občine
Virtuo je vzorčna notranja pravila za občine pripravil v sodelovanju z Združenjem občin Slovenije in Skupnostjo občin Slovenije. Vzorčna pravila so bila potrjena pri Arhivu Republike Slovenije in predstavljajo skupno izhodišče za občine, ki želijo urediti zajem in hrambo digitalnega gradiva brez izdelave celotnega sistema od začetka.
Vzorčna notranja pravila niso samo predloga dokumenta. Povezujejo upravno in pisarniško poslovanje, ravnanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom, informacijsko varnost, odgovornosti zaposlenih ter uporabo rešitev za zajem in hrambo.
Ali vzorec ustreza vaši občini
Vsaka občina uporablja drugačno kombinacijo dokumentnih sistemov, evidenc, e-pošte, zunanjih storitev in notranjih postopkov. Pred prevzemom zato izvedemo analizo odstopanj ter preverimo, ali občina izpolnjuje pogoje in lahko vzorec prevzame v dovoljenem obsegu. Če so odstopanja prevelika ali so procesi bistveno drugačni, predlagamo izdelavo lastnih notranjih pravil.
Potek uvedbe
- popis ključnih procesov, vrst gradiva in informacijskih rešitev,
- pregled obstoječih aktov, odgovornosti in pogodb z izvajalci,
- analiza odstopanj od zahtev vzorčnih notranjih pravil,
- personalizacija dovoljenih delov in priprava dokumentacije za prevzem,
- obvestilo Arhivu RS ter ureditev notranjih evidenc,
- usposabljanje odgovornih oseb in pomoč pri začetku izvajanja.
Kaj občina prejme
Rezultat je dokumentiran in izvedljiv sistem: jasna navodila, določene odgovornosti, seznam potrebnih ukrepov in podlaga za spremljanje izvajanja. Po uvedbi lahko sodelovanje nadaljujemo z notranjimi presojami, posodobitvami pravil in povezovanjem z drugimi področji upravljanja občine.
Storitev je primerna tako za občino, ki notranja pravila uvaja prvič, kot za občino, ki želi preveriti obstoječi sistem pred večjo organizacijsko ali tehnološko spremembo.