Občinsko znanje, dokumenti in procesi v enem delovnem okolju.

Uporabnik opiše, kaj želi doseči, podobno kot bi nalogo razložil sodelavcu. Asistent poišče dovoljene podatke, poveže potrebna področja in pripravi jasno izhodišče za nadaljnje delo.

1. 01 · IzhodiščeVprašanje, cilj ali priponke
2. 02 · Pomoč SOPOPoveže dovoljene podatke in pripravi odgovor ali načrt
3. 03 · RezultatPreverljiv osnutek, opravilo ali poročilo

Namesto odpiranja številnih datotek uporabnik zastavi vprašanje celotni zbirki. SOPO poišče pomembne odlomke, pokaže njihov izvor in pomaga razumeti, kako se povezujejo.

1. 01 · IzhodiščeVprašanje ali dokument
2. 02 · Pomoč SOPOPoišče relevantne odlomke in jih vsebinsko poveže
3. 03 · RezultatOdgovor z virom in uporabljenim odlomkom

Ko se spremeni predpis ali nastane nov občinski akt, SOPO zbere povezane podlage in opozori, kaj je vredno preveriti. Pravno delo tako začne pri urejenem pregledu, ne pri praznem listu.

1. 01 · IzhodiščePravno vprašanje, sprememba ali osnutek akta
2. 02 · Pomoč SOPOPoveže veljavne vire, občinske akte in predloge
3. 03 · RezultatPresoja ali osnutek z navedeno pravno podlago

Dolgo gradivo je treba povzeti, dve različici primerjati ali več datotek združiti. SOPO opravi zamudni pripravljalni del, uporabnik pa se lahko posveti vsebini in končnemu pregledu.

1. 01 · IzhodiščeDOCX, PDF, Excel ali e-pošta
2. 02 · Pomoč SOPOPrimerja, pretvori, povzame, prevede ali združi
3. 03 · RezultatUredljiv dokument, pregled ali poročilo

Pri ponavljajočih se dokumentih ni treba vsakič začeti znova. Izbrana predloga, potrjeni podatki in ustrezni viri se sestavijo v enoten osnutek, pripravljen za strokovno dopolnitev.

1. 01 · IzhodiščePredloga, podatki in izbrani viri
2. 02 · Pomoč SOPONapolni strukturo in pripravi vsebinske razdelke
3. 03 · RezultatEnoten dokument za pregled in potrditev

Gradiva, dnevni red, razprava in sklepi ostanejo del iste zgodbe. Tajništvo lažje pripravi sejo, po njej pa odgovorne osebe jasno vidijo, kaj je bilo dogovorjeno in kaj še čaka na izvedbo.

1. 01 · IzhodiščeDnevni red, gradiva in posnetek
2. 02 · Pomoč SOPOPreveri sklice ter predlaga sklepe in pobude
3. 03 · RezultatDokumenti seje in sledljive naloge

Ko prispe e-pošta s prilogami, SOPO prebere vsebino, predlaga pravo področje in izlušči podatke za evidentiranje. Zaposleni predlog preveri in pošto hitreje usmeri pravemu sodelavcu.

1. 01 · IzhodiščePrejeta e-pošta in priponke
2. 02 · Pomoč SOPOIzvede OCR, razvrsti vsebino in izlušči podatke
3. 03 · RezultatPodlaga za evidentiranje in pravilno dodelitev

Po daljši seji ni treba več ur poslušati posnetka in prepisovati vsake povedi. SOPO pripravi urejen zapis ter izpostavi teme, odločitve in naloge, uporabnik pa rezultat popravi in potrdi.

1. 01 · IzhodiščeZvočni ali video posnetek
2. 02 · Pomoč SOPOPrepiše, jezikovno uredi in povzame
3. 03 · RezultatPregleden zapis, naloge in dokument

Pred objavo dokumenta SOPO označi mesta, kjer bi se lahko skrivali osebni podatki. Uporabnik vsako najdbo pregleda, po potrebi doda svojo označbo in šele nato pripravi končno različico.

1. 01 · IzhodiščePDF ali drug dokument
2. 02 · Pomoč SOPOPredlaga občutljive podatke, uporabnik jih potrdi
3. 03 · RezultatAnonimizirana datoteka s sledjo pregleda

Številke postanejo uporabne šele, ko povedo zgodbo. SOPO pokaže gibanje skozi čas, poišče primerljive občine in pomaga razložiti, kje občina izstopa ter kaj je smiselno preveriti naprej.

1. 01 · IzhodiščeUradni kazalniki in vprašanje občine
2. 02 · Pomoč SOPOPoveže trende, primerjave in lokalni kontekst
3. 03 · RezultatRazumljiv profil ali analiza za odločanje

Ko se pojavi primeren razpis, SOPO zbere roke, pogoje in zahtevana dokazila v pregleden načrt. Ekipa hitreje presodi smiselnost prijave in začne pripravo z jasno razdeljenimi nalogami.

1. 01 · IzhodiščeJavna objava ali razpisna dokumentacija
2. 02 · Pomoč SOPOIzlušči pogoje, roke, dokazila in odprta vprašanja
3. 03 · RezultatOdločitev o prijavi in projektna podlaga

Občina vidi samo nastanitvene obrate, ki so pomembni za njeno območje, ter spremembe od zadnjega pregleda. Tako lokalno turistično sliko spremlja brez ročnega iskanja po celotnem registru.

1. 01 · IzhodiščeOsveženi podatki registra RNO
2. 02 · Pomoč SOPOIzloči obrate občine in primerja spremembe
3. 03 · RezultatAktualen lokalni pregled nastanitvenih obratov

Namesto ločenih preglednic in opomnikov SOPO poveže ugotovitev z odgovorno osebo, ukrepom in rokom. Vodstvo hitro vidi, kaj je zaključeno in kje je potrebna dodatna pozornost.

1. 01 · IzhodiščeZahteve, samoocene in dokazila
2. 02 · Pomoč SOPOPoveže ugotovitve, tveganja, ukrepe in roke
3. 03 · RezultatJasen načrt odgovornosti in poročilo

Varnost ni samo seznam tehničnih nastavitev. SOPO pokaže, kateri procesi in sredstva so najpomembnejši, kaj jih ogroža ter katere ukrepe mora občina izvesti najprej.

1. 01 · IzhodiščeProcesi, sredstva, politike in incidenti
2. 02 · Pomoč SOPOIzvede analizo vplivov, tveganj in vrzeli
3. 03 · RezultatPrednostni ukrepi in načrt odpornosti

Vsak sodelavec dobi okolje, ki ustreza njegovi vlogi. Skrbnik na enem mestu uredi dostope, dovoljene baze znanj in uporabo umetne inteligence ter ohrani pregled nad delovanjem sistema.

1. 01 · IzhodiščeOrganizacija, uporabniki in način dela
2. 02 · Pomoč SOPONastavi pravice, baze znanj in uporabo modelov
3. 03 · RezultatPrilagojeno in nadzorovano delovno okolje