Storitve

Notranja pravila in upravljanje z dokumentarnim gradivom

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA-A) v 18. členu določa, da morajo vse javnopravne osebe, ki bodo zajemale ali hranile gradivo v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila. Poleg zakona so podlaga za njihov sprejem še Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAGA), Enotne tehnološke zahteve in Uredba o upravnem poslovanju.

Notranja pravila so za javnopravne osebe obvezna (18. člen, ZVDAGA-A)!

Notranja pravila imenujemo zbir pravnih, organizacijskih in tehničnih postopkov in ukrepov, ki jih mora organizacija sprejeti z namenom ureditve področja upravljanja in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki. Z njihovo vsebino organizacija zagotavlja skladnost s temeljnimi načeli varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva, kar pomeni predvsem ohranjanje gradiva oz. uporabnosti njegove vsebine, zagotavljanje trajnosti, celovitosti, dostopnosti in varstva gradiva kot kulturnega spomenika državnega pomena (v primeru arhivskega gradiva).

Notranja pravila, vzorčna notranja pravila

Nad izvajanjem postopkov po notranjih pravilih mora organizacija skladno z 21. členom ZVDAGA-A vzpostaviti ustrezen nadzor, ki se izvaja v obliki notranjih kontrol (notranja presoja).

Za kršitve zakona v povezavi z notranjimi pravili so v skladu z 92. členom ZVDAGA-A predvidene sankcije.

Kakovostne storitve iz področja upravljanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom so postale izjemno pomemben člen pri uspešnem upravljanju informacij in dokumentov v organizaciji. Učinkovitost storitev je v veliko primerih odvisna od ustreznega pristopa pri implementaciji vseh gradnikov za uspešno implementacijo notranjih pravil.

Svetovalne storitve v sklopu notranjih pravil so razdeljene na dve področji:

- svetovanje pri implementaciji in nadzoru izvajanja vzorčnih notranjih pravil
- svetovanje pri izdelavi, implementaciji in nadzoru izvajanja lastnih notranjih pravil

Vzorčna notranja pravila za občine

V podjetju Virtuo d.o.o. smo pripravili vzorčna notranja pravila za občine, ki smo jih v sodelovanju z Združenjem občin Slovenije in Skupnost občin Slovenije potrdili pri Arhivu RS.


Notranja pravila, vzorčna notranja pravila - zajem in ehramba